第一章 总  则

第一条 为加强学院财务管理，规范财务行为，根据《中华人民共和国会计法》《高等学校财务制度》《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》《中南大学财务报销管理办法》（中大财字〔2025〕10号）等文件规定，结合学院实际情况，制定本办法。

第二条 本办法对学院公共经费项目进行规定。学院各机构和个人因教学、科研、行政管理、后勤保障等工作开支所需的报销，适用本办法。

第三条 学院财务管理严格遵守国家财经纪律和学校财务管理制度，坚持“增收节支、厉行节约”原则，按照“计划管理、合理使用、严格控制、节省支出”的要求执行。

第四条 学院实行“统一领导、集中管理”的财务管理体制，财务工作实行院长负责制，财务开支实行“一支笔”审批制度。院长授权分管领导作为项目负责人审批预算内经费支出并承担相应的领导和管理责任。

第五条 报销管理工作遵循“先有预算，后有支出”的原则。学院结合年度发展计划与工作任务编制年度收支预算，预算方案经党政联席会审议通过后遵照执行。预算执行中确因特殊事项需调整的，须重新履行审议报批程序。

学院所有公务支出实行预算申请制，落实“谁使用、谁负责” 经费管理要求，各项支出须履行领导审批手续后方可列支。超预算支出及各类重大经费开支，一律提交党政联席会研究审定。

第六条 学院财务工作人员应当依法依规履行岗位职责，全面掌握预算分配明细，精准开展会计核算工作，如实反映各项经费收支实况，从严做好经费开支审核与监督管控，动态跟进、按需报送财务信息和财务预算执行情况，定期编制财务报表上报院主管领导，为学院重大经济事项决策和分析提供数据支撑。

第二章 报销审批

第七条 学院经费审批实行“谁主管、谁审批、谁负责”的原则，项目负责人是经费报销的直接责任人，对经费报销事项的真实性、合法性、合规性及相关性承担经济与法律责任。院长对本学院经费报销承担管理责任。

第八条 日常办公经费支出审批权限。

（一）单笔开支1000元（含）以下的由办公室主任审批报项目负责人备案，累计金额5000元（含）以上报院长备案；

（二）单笔开支1000元以上至5000（含）以下的由项目负责人审批，报院长备案；

（三）单笔开支5000元以上的由院长审批，并在党政联席会上通报；

（四）单笔开支20000元以上须经党政联席会审议通过。

第九条 仪器设备支出由项目负责人提出经院长审核，单笔设备购置20000元（含）以下的由院长审批，20000元以上的须经党政联席会审议通过。

第十条 严格落实《中南大学人工智能学院贯彻落实“三重一大”决策制度的实施细则》，5万元及以上、100万元以下的单项修缮工程项目及2万元以上的单项购置项目和资金分配使用项目须经学院党委会审议通过。

第十一条 经费报销时，由项目负责人和经办人审签。项目负责人为经办人的，实行复签制度，由其他学院内职工进行审签。

第十二条 项目负责人因特殊原因委托他人代理签字审批的，应当提交财务项目授权签字申请书，申请增加项目负责人；非科研项目负责人发生变更，应当提交财务项目负责人变更申请书，申请变更项目负责人。

第十三条 单笔支付超过10万元的大额资金，由经办人按照学校货币资金管理办法办理审批手续。

第十四条 对计划财务处预警的非常规经济事项，经办人应当提供相应支撑材料，由学院及相应的业务管理部门审批后方可报销。

第三章 报销票据要求

第十五条 办理报销业务提供的原始票据分为自制原始单据和外来原始单据。自制原始单据是指学校统一印制的各类内部转账、报账单据和内部结算单等。外来原始单据一般为税务发票、行政事业性票据等，票据购买方名称为：中南大学。

税务发票应当有统一套印的税务机关发票监制章，加盖开票单位发票专用章（OFD电子发票除外）；行政事业性票据应当有财政部门票据监制章，并加盖出票单位财务专用章或者收款专用章。

第十六条 原始票据原则上当年报销，确有特殊情况的，应当于次年6月30日前完成报销。

第十七条 纳入学校合同管理范围的事项应当按照学校规定签订合同，并按合同约定办理报销手续，在报销时应当提供合同原件或者电子扫描件。

采购货物或者服务达到集中采购、招标条件的应当按照学校相关规定进行集中采购、招标。

对同一笔经济业务，不得化大为小、化整为零开具多张报销票据以规避学校合同签订、集中采购、招标程序及支付结算等。通过“中南大学直采网”采购的货物或服务，不需另外集中采购。

第十八条 购买货物、服务时，票据上未载明商品或者服务明细的，应当提供加盖开票单位公章或者发票专用章的商品或者服务明细清单。

第十九条 外来原始票据遗失，经办人应当提供以下凭据，并书面承诺原始票据未在任何单位报销，经学院或者项目负责人审批后可替代原始凭证：

（一）遗失城市间交通票据的，应当提供支付单、行程单、登机牌等相关证明材料及书面说明；

（二）遗失增值税纸质发票的，应当提供开票单位出具的相应发票记账联复印件或者证明（证明应当注明原来发票号码、金额和内容等）。发票记账联复印件或者证明应当由开票单位注明“此件是我单位提供，与原件相符”，并加盖发票专用章；

（三）遗失税务局代开发票的，应当提供开具发票税务机关出具的书面证明。

因原始票据遗失而使用上述凭据报销引起的经济或者法律责任，由经办人本人承担。

第二十条 预充值票据原则上不予报销，学院公用电话费、网络费除外。

第四章 业务报销要求

第二十一条 材料费按照学校低值品、易耗品、实验材料管理办法的规定，由学院负责出入库管理、台账登记备查等工作。

第二十二条 国内差旅费按照学校差旅费管理办法执行，通过“差旅服务平台”或者网上报账系统“国内差旅报销”模块办理报销。科研人员因特殊情况需自驾进行科学考察、调研的，报销时应当填写《租车/自驾车审批单》。出差参加会议或者培训的，报销时应当提供会议或者培训通知。

因科研工作需要，使用横向科研经费报销城市间交通费时，正高级职称人员可选择乘坐高铁商务座，副高级职称人员可选择乘坐高铁一等座；正高级职称人员在不高于飞机经济舱全价的额度内可自由选择舱位。

科研野外出差受地理环境、当地条件限制，或者因运输必要仪器设备等情况确需租车的，应当选择租赁公司的车辆，报销时提供用车记录或者租赁协议（合同）。无租车公司的地区，应当与车主签订租车协议或者合同，报销时提供租车协议或者合同、收据、驾驶员身份证和驾驶证的复印件。租车或者自驾车均不再发放差旅交通补助。

第二十三条 九十日以内因公临时出国（境）费用按照上级部门因公临时出国（境）经费管理办法执行；九十日（含）以上的中长期出国（境）费用按照上级部门有关公派留学人员管理办法执行。外国文教专家应邀来校工作、开展合作研究、交流讲学等活动产生的费用报销按照学校聘请外国文教专家管理办法执行。

报销时应当提供出国/赴港澳任务批件、因公出国出境申报表、护照（包括签证和出入境记录）复印件及有效费用明细等单据；邀请海外专家来华报销时应当提供邀请函、护照（包括签证和出入境记录）复印件及有效费用明细等，在网上报账系统“国际差旅报销”模块进行报销。

使用横向科研经费报销国际差旅费，学校正高级职称人员及项目邀请来华海外专家，可以乘坐飞机公务舱。

原始票据不是中文的，应当用中文注明开支内容、日期、金额。

一次国际差旅发生的所有费用应当集中于一次报销，不得拆分。

第二十四条 科研人员因科研业务调研和考察需要，可以在横向科研经费和横向发展基金中合理开支车辆燃油费、充电费。横向科研业务交通费凭票据实报销，总额度不得超过该项目总经费（不含科研外协费）的 5%，且每人每年报销金额不得超过 2.4 万元，单张燃油费（充电费）票据金额不得超过 700 元。

市内交通费含出租车、网约车费。市内交通费凭票据实报销，网约车费应当提供行程单。

第二十五条 会议费按照上级部门及学校会议费管理办法执行。报销时应当提供会议费预决算表、会议通知、代表签到表、费用清单等凭据。

第二十六条 培训费参照上级部门培训费管理办法以及学校收入分配管理办法执行。办班创收提成项目的培训合同中另有约定或者经继续教育管理办公室审批的教学方案中有现场教学安排的，按其约定和安排报销相关费用。报销时应当提供培训通知、实际参加人员签到表、费用清单等资料。

第二十七条 公务接待餐费按照学校国内公务活动接待管理办法执行，报销时应当提供发票或者内部结算单、公函（邀请函）、《国内公务接待清单》等凭据。

加班餐费遵循“一事一单”的原则，加班餐原则上安排在校内餐厅或者加班地点附近，不得选择高消费餐饮场所。使用非科研经费报销时，应当线上据实填写加班事由、地点、人员名单等相关内容，按不高于40元/人·餐的标准执行，由项目负责人审批。

科研人员因科研业务需要，可以在横向科研经费和横向科研发展基金中开支接待餐费和加班餐费，但应当厉行节约，不得提供高档烟酒，不得安排在私人会所、高消费餐饮场所等。横向科研经费中接待餐费和加班餐费凭票据实报销，总额度不得超过该项目总经费（不含科研外协费）的 15%，具体标准限额为：接待餐 260 元/人·餐，加班餐 40 元/人·餐；接待餐单张票据金额超过 4000 元，应当提供就餐人员名单及菜单。

第二十八条 仪器设备、家具购置按照学校仪器设备、家具管理办法执行。

购买单价500元（含）以上1000元以下设备和家具，按照规定办理低值品管理登记入账，报销时提供相应资料。

购买单价1000元（含）以上通用仪器设备和家具、单价1500 元（含）以上专用仪器设备，按照规定办理采购、合同签订、固定资产验收、入库建账，并在报销时提供。在网上报账系统“资产报销”模块办理报销。

购买免税的进口设备还应当提供银行水单、形式（商业）发票、代理费发票及技术服务费发票。

第二十九条 设备维修费按照学校仪器设备管理办法执行。报销时应当提供加盖开票单位公章的维修清单；维修零部件单价在500元（含）以上的，应当提供由资产与实验室管理处盖章的“以新换旧”表格。

房屋维修费按照学校修缮工程管理办法执行。使用学院自筹资金报销修缮费时应当提供水电中心收费单、中南大学校园环境施工管理审批表、中南大学二级单位自筹资金零星维修工程内部审签表、验收表、造价咨询机构出具的结算审核报告（明细清单税率须与发票税率一致）。5万元-10万元（不含）的修缮工程，还应当提供施工合同；10万元-60万元以上的修缮工程，还应当提供施工合同、审计报告、质保金支付凭据（根据合同约定）、中南大学修缮工程结算款支付审批表（已支付进度款）。

学院自筹维修资金5万元及以上项目由学院提出维修申请，后勤保障部安排专业人员勘查现场，与学院共同确定维修方案，做出工程概算。

拟立项的修缮工程应当填写《中南大学二级单位自筹资金修缮立项审批表》，根据自筹资金额度，学院参照学校日常维修资金项目程序立项。

立项成功后将立项资料交后勤保障部，并向计划账务处申请资金冻结后，由后勤保障部组织实施。

第三十条 所有劳务费和其他人员经费发放通过“酬金申报”系统线上办理，发放标准按照学校专项工作绩效管理办法等规定执行。

办班创收提成项目中，发放讲课费标准超过国家和学校文件规定，由学院将发放标准提请继续教育管理办公室审定并提交人事处备案后，上传“酬金申报”系统。

学生三助津贴、临聘人员劳务费、讲课费等根据发放类别据实填写工作内容、工作数量等信息。学生三助津贴按照研究生院相关规定在限额内发放。

会议咨询费应当上传会议通知、会议议程。

“名师名家学术论坛”项目发放课酬应当提供《“中南大学海内外名师名家学术论坛”总结表》。

科技成果转化奖励发放按照国家关于科技人员取得职务科技成果转化现金奖励有关规定执行。发放成果转化奖励应当上传《科技人员取得职务科技成果转化现金奖励个人所得税备案表》《职务科技成果转化现金奖励信息公示表》、专利技术转让合同、发明专利证书、技术转让（专利权转让）公示。

非科研经费发放来华外国及港澳台专家酬金，除上述相应附件外还应当提供《外国及港澳台专家申报表》及出入境证件复印件。

其他各类酬金根据实际需要上传支撑材料。

第三十一条 其他费用

（一）因工作需要购买的书籍资料，应与项目任务相关，报销时需提供发票及真实的书籍清单，由购买人、验收人、项目负责人签字。

（二）因工作需要购买的办公用品，报销时需提供发票及真实的办公用品清单，由购买人、验收人、项目负责人签字。

（三）学院经费一般不允许报销购买、制作礼品的费用，国家和学校另有规定的从其规定。

第五章 结算方式

第三十二条 以下报销款项可以转入个人银行卡：个人劳务报酬，学生三助津贴，离退休及困难慰问费，根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等奖金，报销单张票据金额在1000元以下的零星支出。

第三十三条 单张票据金额1000元（含）以上的经济事项原则上应当采用对公转账，确因特殊原因由个人垫付的（打印复印费除外），报销时应当提供银行转账记录、支付宝或者微信付款记录等个人支付凭证，支付凭证收款方应当与发票收款方一致，不一致时需提供合理支撑材料。

第三十四条 与其他二级单位之间产生的材料费、测试化验加工费，在网上报账系统“内部转账”模块办理报销，以内部转账方式支付。

第六章 附  则

第三十五条 本办法解释权归学院党政联席会议。

第三十六条 本办法自2026年6月15日起施行，未尽事宜以国家或学校相关文件为准。